Yhteinen sähköinen kalenteri - valvonnan väline vai arkirutiinien helpottaja työpaikoilla?

Yhteiset sähköiset kalenterit eivät ole toistaiseksi kovin laajassa käytössä suomalaisissa yrityksissä. Yhteisiin kalentereihin suhtaudutaan monesti varauksella, koska niiden koetaan rikkovan työntekijän yksityisyyttä. Yhteisen kalenterin tarkoitus on kuitenkin helpottaa työntekoa ja ajankäytön suunnittelua. Sen avulla voidaan tarkastella helposti esimerkiksi kollegan kalenteria ja sovittaa yhteinen palaveri ilman välikäsiä ja turhia puhelinsoittoja. Parhaimmillaan se poistaa turhia rutiineja ja lisää myös tuottavuutta yrityksissä.

Yhteisen kalenterin käyttöönotto vaatii yritykseltä oman sähköpostipalvelimen ja nettiliittymän päivityksen. Jos yrityksen sähköpostit ovat esimerkiksi jollakin operaattorilla, kalenterin käyttöönotto voi olla hankalaa. Jotta kalenteri voidaan ottaa käyttöön, niin se vaatii tavallisesti lyhyen henkilökunnan koulutukseen ja opastuksen. Kalenterin käytön opetteleminen ei ole kuitenkaan vaikeaa.

- Jos osaa käyttää tietokonetta ja hiirtä, niin oppii varmasti käyttämään myös yhteistä kalenteria. Kun hallitsee sähköpostin käytön, niin kalenterin käytön oppii usein automaattisesti, kertoo Deferon Services Oy:n 95 -kouluttaja Marika Poghosyan.

- Henkilökunnan sitoutuminen yhteisen kalenterin käyttöön on kaiken A ja O. Vain silloin siitä saadaan kaikkein parhaiten hyödyt irti, Poghosyan lisää.
Yrityksen koolla ei ole juuri vaikutusta siihen, onko yhteisen kalenterin käyttäminen järkevää vai ei. Yrityksen ei tarvitse olla kolmenkymmenen hengen firma, vaan kaksi työntekijää on jo riittävä määrä.

Apua ajanhallintaan, sisäiseen tiedonkulkuun ja ulkoiseen informointiin

Yhteisen kalenterin avulla omaa ajankäyttöä on helppo suunnitella ja kollegat pääsevät vaivatta katsomaan toistensa kalentereita. Sähköiseen kalenteriin tiedot on myös helppo päivittää ja siten se on ajan tasalla kokoajan. Poghosyanin mukaan yhteisen kalenterin tarkoitus ei missään tapauksessa ole kollegoiden menojen vahtiminen. Paitsi, että kalenteri parantaa sisäistä tiedonkulkua, niin se tehostaa myös ulkoista informointia asiakkaille. Esimerkiksi monissa yrityksissä tilanne on usein se, että vain sihteeri tietää toimitusjohtajan menot paperisesta kalenterista.

- Yhteinen kalenteri on mainio apuväline vaikkapa silloin, kun kuka tahansa yrityksen työntekijöistä vastaa firman puhelimeen ja siellä kysytään toimitusjohtajaa. Silloin vastaaja voi tarkistaa kalenterista helposti toimitusjohtajan menot ja informoida soittajaa siitä, milloin hän on mahdollisesti tavoitettavissa, Poghosyan selvittää.

- Yhteiseen kalenteriin voidaan luoda myös yrityksen omille toiminnoille kalentereita. Esimerkiksi neuvottelu tai kokoushuonevarauksille voidaan tehdä oma kalenteri, josta kaikki voivat helposti tarkistaa varaustilanteen, Poghosyan jatkaa.

Kalenteri myös kännykkään

Nykyisin työtä tehdään paljon etätyönä kotona tai työmatkoilla. Sähköinen kalenteri on mahdollista saada myös kännykkään. Matkapuhelimeen voi tehdä kalenterimerkinnät aivan samalla tavalla kuin paperikalenteriin. Poghosyanin mukaan puhelimen on kuitenkin oltava ns. businesspuhelin-malli, johon toiminto on mahdollista saada. Tosin kalenteri toimii myös jossain yksittäisissä kuluttajapuhelin-malleissa.

- Puhelimen ja yhteisen kalenterin synkronointi eli yhteensovittaminen tapahtuu automaattisesti, vakuuttaa Poghosyan.

Vaikka sähköiset kalenterit eivät ole yrityksissä vielä arkipäivää, moni pienyritys suunnittelee siirtymistä sähköisiin ajanhallintajärjestelmiin. Sähköiset ajanhallintajärjestelmät kehittyvät jatkuvasti ja monet niistä ovat täysin ilmaisia. Deferon Services Oy:n Partner Tarmo Herlevin mukaan sähköisen kalenterin selkein hyöty on ajan säästyminen.

- Perinteisesti muiden aikataulujen tai kalentereiden tarkistamiseen saattaa mennä esimerkiksi puhelimella kymmeniä minuutteja, kun taas yhteisen sähköisen kalenterin avulla saman asian voi tehdä muutamassa kymmenessä sekunnissa, filosofoi Herlevi.

- Itse käytän vapaa-ajallanikin ns. sähköistä perhekalenteria. Voin todeta, että perheen iltamenot on erittäin helppo tarkistaa esimerkiksi Googlen perhekalenterista sen sijaan, että kaikki perheenjäsenet yrittäisivät ylläpitää erillisiä paperikalentereita, Herlevi toteaa.